ICT保育システム導入のメリットデメリット

保育園や幼稚園での事務業務を軽減するために、保育システムの導入をお考えの施設も多いことでしょう。
今回は保育システム導入のメリットとデメリット、そして導入を成功させるためのポイントについてご紹介いたします。

ICT化の流れとは？

そもそもICTとは、「Information and Communication Technology」の略で、PCやスマートフォンなどさまざまな形状のコンピューターを使用した情報処理や通信技術の総称のことを指します。
「IT（情報技術）」についてはよく使われていると思いますが、「ICT」は「IT」にコミュニケーションの意味を含めたものです。
また、「IoT」という言葉もありますが、こちらは「Internet of Things」の略称で、人を介さずに家電などあらゆる「モノ」がインターネットにつながり、さまざまなサービスを実施したり受け取ったりすることを指します。
したがって、ICTに含まれる概念の一つといえるでしょう。

ICTはITに替わる言葉として、国際的にも普及してきていることから、総務省で発行している「IT政策大綱」も、2004年から名称を「ICT政策大綱」に変更されています。
政府や行政機関でも、公共事業や地域活性化を目的として各分野でICT化の推進がされていますが、保育、教育業界も例外ではありません。

令和元年10月に保育料無償化がはじまったことを受け、保育の需要はますます高まり、全国的に待機児童問題が発生しています。
全国でこの待機児童問題を解消するべく、各自治体は保育園を増設するなどして対応していますが、そこで働く保育士不足の問題も発生しています。
保育士が不足する背景はさまざまですが、大きな理由として給与に対して業務負担が大きいという問題があります。
園では子どもの保育対応に追われ、保育時間終了後に日誌などの事務業務やイベントの制作物を対応したり、または持ち帰りで仕事をしなければならないなど、非常に心身の負担が大きく、保育士になっても2～3年以内に退職となるケースが多くなっているのが現状です。

そこで、保育士の給与については処遇改善手当という形で加算、事務業務はICTを導入することで、業務負担の軽減が図られることになりました。
保育園では特に手書き、手作り信仰というものが深く根付いており、保護者も手書きの連絡帳でのやり取りの方が「アットホームな感じが良い」といった意見があることから、最初はなかなか導入が進みませんでした。
しかし、政府の補助金制度によるICT化推進、保育ICTの進化とともに、導入を進める施設が年々増えてきています。

ICT化のメリットとは？

保育園でICT化システムを導入すると具体的にどのようなメリットがあるのかについてお伝えいたします。

【園にとってのメリット】

①保育にまつわる事務業務の時間短縮

これまで手書き、もしくはパソコンで作成してきた書類業務にICTシステムを導入すると園や施設内で同じ書類のデータが共有され、テンプレート化することで一度登録した情報は二度登録する必要がないという利点があります。
例えば、園児や保護者の情報を一度入力すると、保育日誌や要録、連絡帳などに連動して反映されるようになります。このことにより、入力の手間を大幅に減らすことができるほか、最新のファイルを探す手間や、古いものを使って作成してしまった…というようなミスも防ぐことができるでしょう。
園の書類というものは、共通する情報、連動させなければいけない箇所が多々あります。そのような“繰り返し”業務を全てシステムが自動対応してくれるため、効率よくミスなく書類を作成することが可能になります。
経済産業省が調査したデータによると、ICT導入による書類業務の短縮時間は月約83時間と算出されており、その効果のほどがお分かりいただけるでしょう。

②保育の質の向上

保育士の書類業務の負担軽減がされることで、軽減された時間を子どもと向き合う時間に充てることができるようになります。
保育士が保育時間中は子どもに集中して対応することができるため、保育の質を向上することができるほか、事故やケガなども防ぐことにつながります。

③無理、無駄のない保育園運営

保育園でICT化システムを導入することにより、いつに何人園児が登園して、何人保育士が必要ということが自動で算出されます。
これにより、無理、無駄のないシフト作成が可能になるほか、突然の欠席や遅刻なども全てシステム上で行われるため、忙しい時間帯に電話対応に追われたり、欠席による書類上の調整もシステムで自動で行われるため、修正に時間を取られるということもありません。

④ペーパーレスによる経費削減

これまで全て紙でやり取りをしていた園だよりや、連絡帳、献立表などは全て保護者とのマイページ上でデータをやりとりすることができるようになります。
園児が多いとそれだけ印刷と配布が大変でしたが、ICT化によりこのような業務も不要になります。

⑤ミスのない保育料計算

保育料の計算、入金管理は園運営において負担の大きい業務でしたが、保育料も最初に登録した保育料設定と園児の登園・降園時のデータをもとに自動算出されるため、計算ミスなく保護者へ請求することができます。
また、園での写真販売などもシステム上で行い、外部プリント会社を通じて保護者へ発送されるため、これまで保育士が印刷して園に貼り出し、保護者に注文書を書いてもらい、手計算で集金する…といった手間も不要になります。

【保護者にとってのメリット】

①園からのお知らせなどをすぐに受け取ることができる

園からの緊急のお知らせなどが入った場合、アプリのプッシュ通知機能を通じて保護者に連絡が入ったことを通知することができます。
スマートフォンからならば、忙しいときにもさっと確認することが可能なため、導入前よりもスピーティーに重要なお知らせを伝えることが可能になります。

②重要な書類を受け取る手間が省ける

入園後に提出しなければならない書類、伝染病にかかった時に提出しなければならない書類などは、園に出向いて受け取りにいかなければなりませんでした。
しかし、ICT化システムを導入することで、必要な書類を保護者マイページからダウンロードすることができるようになるため、迅速に書類を用意し園に提出することができるようになります。

③欠席、遅刻の連絡もボタン一つで

忙しい朝、子どもが突然発熱してお休みしなければならなくなり、園に電話をするけれどなかなかつながらない…というのはよくあるものです。
しかし、ICT化システムを導入されていれば、保護者マイページからボタン一つでお休み連絡をすることが可能になり、スピーディーに園に連絡することができるようになります。

④連絡帳の入力が簡単に

忙しい保護者にとって手書きで毎日連絡帳を書くというのは負担となっていましたが、連絡帳はスマホがあればいつでもどこでも書き込みができるようになります。
また、連絡帳を成長記録のひとつとして紙で残しておきたい保護者のために、システム上の連絡帳を出力するサービスもあります。

⑤写真をデータで購入することができる

これまで写真を購入するには、園まで出向いて手書きで発注書を書き、園に提出といった対応が必要でしたが、子どもの写真購入も保護者マイページから行うことができるようになります。
オンラインで購入できることにより、これまで通りプリントで受けることはもちろん、データでダウンロード形式で受け取ったり、カレンダーやキーホルダーなどのグッズにして発注できるなど、様々な形で受け取ることが可能になります。

ICT化のデメリットとは？

【園にとってのデメリット】

①ICT化システムを導入するための初期投資が必要

ICT化システムを導入するためには、まずインターネット接続の環境を整えること、登園・降園時や出退勤の記録のためのカードリーダーとカード、保育士分のタブレットやノートパソコンを用意するといった対応が必要になります。
しかしこのようにICT化システム導入のためにかかった経費は、補助金制度を利用することでほぼ負担を0にすることも可能となっています。

②パソコンやスマホ入力に不慣れな保育士には負担

ICT化システムの導入には、パソコンやスマートフォン、タブレット操作ができることが必須となります。今はほとんどの方がスマホを持っている時代ですが、それでもパソコン操作自体が苦手という保育士の方もいらっしゃることでしょう。
その場合には、ICT化システムの導入のメリットについて現場の理解を得ること、そして操作に不慣れな保育士には研修や勉強会の機会を持つといった対応が必要になるでしょう。

【保護者にとってのデメリット】

①紙の方が分かりやすいと感じる方も

ICT化システムが導入されると、園便りや献立表、連絡帳など全てペーパーレスとなります。必要な情報は全て保護者マイページ内に保管される形になりますが、ご家庭でプリンターがなく、紙という形で手元におきたいと希望される方がおられるのも事実です。そのような場合は、希望者の方のみプリンターで配布するといった配慮が必要になるかもしれません。

②ルールが厳格になることに抵抗を感じることも

ICT化システムが導入されると、登園・降園がシステム管理されることになり、園の設定によっては例え1分でも厳格に延長保育とみなされることになります。
これまでゆるく管理されていた場合は、急にこのように厳格に管理されることに抵抗を感じる保護者もいらっしゃるかもしれません。
ICT化システムの導入することの意義を保護者にもきちんと説明すること、登園、降園時は打刻もれがないよう、保育者の方から声がけをするといった工夫が必要になるでしょう。

保育園ICTシステムの主な機能

導入する保育園ICTシステムによって多少の違いはありますが、保育園ICTシステムで使用できる代表的な機能についてご紹介いたします。

【園の管理機能】

①園児の管理

園児や保護者の名前や住所、緊急連絡先などの基本情報や登園・降園の時間を管理することができます。

②健康管理や成長記録

園児の持病やアレルギー、毎月の身体測定による成長記録を管理し、その情報を保護者マイページにも共有することができます。

③指導計画や保育日誌の作成

要録の作成、年案、週案、日案などの作成を行うことができます。保育のねらいなど共通の情報は自動で反映されるほか、よく使う項目はテンプレートが用意されているため、入力の時間を大幅に短縮することができます。

④給食日誌や検食簿の作成

給食日誌、検食簿を作成することができます。給食の献立は検食簿にも自動で反映されます。

⑤職員の出退勤

職員の出勤・退勤の時間を管理し、総労働時間や残業時間も自動で算出、表示することができます。

⑥園のシフト作成

保護者が提出した保育予約に基づき、必要保育士数が自動計算されますので、それに基づいて職員を配置することができます。

⑦保育料請求、入金管理

園児の登園・降園の時間から保育料や延長保育料を自動計算し、保育料の請求を行うことができます。また、入金代行機能があるシステムでは、入金の有無もシステム上で管理することが可能になります。

【保護者とのコミュニケーション機能】

①連絡帳

これまで紙でやりとりをしていた連絡帳は、保護者専用のマイページ内でやり取りすることになります。
園側から連絡帳に書き込み時は保護者側に、保護者側から連絡帳に書き込み時は園側にお知らせされるため、スピーディーに書き込みに対応することができます。

②お知らせ

園全体、クラス全体、保護者単体など、お知らせしたい相手を選んで通知できる機能です。
こちらも連絡帳同様、園側からお知らせが登録されると、保護者側にメールもしくはアプリのプッシュ機能を通じて通知されるようになっています。

③登園予約

園側が設定した締め切りまでに翌月分の登園予約を登録できる機能です。こちらの情報に基づいて園のシフトに自動反映されます。

④写真閲覧と購入

お子さまの園での様子、イベントでの様子を撮影し、保護者マイページ内で販売することができる機能です。注文から印刷、保護者の発送、請求、支払いまで全てシステム側で完了します。

⑤園バス位置情報

園の送迎バスの場所をオンタイムで確認できることで、待ち時間なしでバスを利用することができる機能です。

ICT化を成功させるポイント

①保育士が使いやすい保育ICTシステムを選ぶ

どんなに高機能でも、現場のやり方に合わなかったり、使いこなせなくては意味がありません。
保育ICTシステムは、機能が多いとか多数の園が使用しているからといった理由ではなく、利用される園の運用体制やニーズに合っているかどうかが大切です。
また、販売されている保育システムの中には、パソコンに精通している人の目線で作られているものもあり、保育士が実際に使用してみると、使いにくく余計なストレスをかけてしまうことになります。
ある程度パソコンに不慣れでも使いこなせるようなシステムであるかどうか、ということもしっかりチェックしましょう。

②補助金制度を上手く利用する

ICT保育システム導入するには、システムの初期経費、月経費の他にインターネット環境を整えたり、新たにパソコンやタブレットなどを購入する必要があります。
しかし、政府がICT化を推進していることもあり、ICT化推進事業補助金によって1施設100万円の補助金を受けることが可能になっています。
この機会に施設内のネット環境を一気に整備することが可能になりますので、所属の自治体に確認の上、利用を検討してみましょう。
自治体との補助金のやりとりを代行してくれるシステム会社もありますので、そういった対応も可能か確認してみるのも良いでしょう。

③デモを実際に動かしてみて決める

ICT保育システムは多数ありますが、たいていはデモ版を試すことができるようになっています。
資料請求やサイト上ではメリットしかアピールされていないため、必ずデモ版を体験するようにしましょう。
デモ版の請求をすると、デモ版のログイン情報が送付されるパターンと、オンライン上でデモ画面を確認できるパターンがありますが、実際に動かして確認できる前者の方が信用度は高いでしょう。

④セキュリティやサポート体制がしっかりしているシステム会社を選ぶ

保育ICTシステムでは園の情報はもちろん、園児や保護者の個人情報を取り扱うため、提供するシステム会社のセキュリティが整っていることが大切です。
また、システムは毎日使用するもののため、何かしらのトラブルや不明な点が出てくることもあるでしょう。
そのような場合にスピーディーに親身になって対応してくれる体制であるかどうかも、しっかりと具体例を出せるかどうかチェックしておきましょう。

上記の観点からおススメの保育ICTシステムをランキング形式でご紹介していますので、ぜひ参考になさってみてください。

いかがでしたでしょうか。
保育ニーズの高まりと、待機児童問題、新型コロナウイルス感染拡大による現場の精神的負担、業務量増大など今保育現場を取り巻く環境は非常に厳しいものです。
そのため、ICTシステム化で負担を軽減できる所は軽減し、より良い保育サービスを提供し、新たな課題に取り組んでいく体制づくりが求められています。
ぜひ、こちらの記事を参考にして施設にあった保育システムを選んでいただければと思います。