ICTシステムを入れたスマホで事務業務完結！
今やICTシステムで年賀状もスマホ内で作って印刷、データ投函できてしまう時代。
スマホにICTシステムをインストールさえしていれば、連絡帳はもちろん、指導案や自治体への提出書類までスマホで作成、印刷もしくは送付することができます。
そのためにはスマホ、タブレットで使えるシステムを導入する必要があるでしょう。
ちょっとしたことですが、事務室のパソコンや複合機器などを使わなくて良いということは業務の効率化につながります。
スマホであればデメリットを克服できる
●PCの数が限られている
保育園や幼稚園などで保育スタッフが使えるパソコンは数が限られています。
もちろん補助金などで購入される場合もあるでしょうけれど、それでも一番忙しい時期に使えないということがでてくるでしょう。
PCやUSBにデータを移して持ち帰るというリスクは負えないので、結局自宅で手書きしたというケースも。
スマホでICTシステムが使えたらそんな問題も解決できます。
どうしてもパソコンを通さないといけないというときだけスマホからデータを送って使えばよいのです。
●PCののスペックが低い
パソコンは動作環境がよくないとなかなかデータを読み込んでくれなかったり、インターネット回線が遅いせいで通信が遅かったりという弊害があります。
そういった環境ではせっかくのシステムの機能がうまく発揮できません。
特にこれからパソコンに慣れていこうと考えている方には手書きのほうが早かったと敬遠されてしまう場合もあります。
スマホであればよほどアプリやキャッシュを溜め込んでいない限りは遅いと感じることも少ないでしょう。
●PCが苦手な人もスマホなら使える
中高年層に多いパソコンが苦手という保育スタッフ。ICTシステムは保育士さんが使うことを想定して作られているため、だいたい感覚で動かすことができて慣れると簡単ですがそこまでたどりつくまでに時間がかかる、抵抗があるという方がいます。
しかしそういった方でもスマホは使っていることが多いです。ガラケーだった場合もメールが打てればできると言われるとやってみようという気になるでしょう。
スマホで作業しやすい環境を
前述どおり、スマホ操作が充実しているICTシステムを使うとPCのみを使った時のデメリットがほぼ解消されます。
保育スタッフの利用する機能がほぼスマホ操作で完結できるようになっているICTシステムを選ぶと、スムーズに記録や作業ができてなおかつ子どもたちから離れる必要がなく、保育に時間が取れて事務作業の効率化が図れます。
