一時預かり保育向けのICTのシステム
各自治体がそれぞれの待機児童問題に対策を練りながら保育園や幼稚園などの受け皿を増やしている現状があります。
しかし、それでもなかなか1万人を割らない待機児童。
待機となったお子さんをどうしても保護者の都合で保育サービスを利用したいときに使えるのが「一時預かり保育事業」です。
さまざまな施設で保護者が利用したい時間帯に保育サービスを提供していますが、慢性的な保育士不足から保育士の負担はかなり大きいものとなっています。
その保育士の負担を軽くするために開発・リリースされたのが一時預かり保育向けのICTシステムです。
どういったものかご紹介しましょう。
一時預かり保育を利用する流れ
保護者が利用したいときに一時預かり保育を行っている施設に連絡をし、予約を入れます。
その後対面での面談が行われ、保護者の個人情報やこどもの情報をまとめて伺います。
保護者の利用したい時間と受け入れ側の保育施設の空き状況が合えば預かることが可能です。
普段保育園などの集団保育に慣れていない子どもを受け入れるため、なにかあったらすぐに保護者に連絡が取れなければいけません。
預かる前も予約の確認やキャンセルがあればその受付、連絡帳のやりとりが必要です。
また、料金の計算も減免制度があるため煩雑。
従来はこれらがすべてアナログで電話やノートで行われていました。
一時預かり保育のICTのシステムでできること
こちらではHoicを例にあげて一時預かり保育向けのICTのシステムの主な機能についてをご紹介しましょう。
●予約システム
インターネット上で24時間いつでも予約やキャンセルが可能な予約システムです。
突発的に預けなければならない保護者はもちろん、保育施設側も忙しさから電話を受けたり確認の電話を入れたりといった余裕がありません。
予約システムを利用すれば保護者はいつでも予約したいときに一時預かり保育の空き状況を確認して予約することができます。
忙しい中お互いに電話でのやり取りをすることがなくなりますし、キャンセルが出た場合にはキャンセル待ちをしている保護者に空きを通知することが可能です。
●メール配信
予約をしたあとの確認メールやキャンセルが出た時の連絡メールを保護者に送信することができます。
予約受付時には管理者側にも通知メールが配信されます。
予約を受け付けたあと自動メールで返信ができるため、保護者も安心するでしょう。
一度に大量の問い合わせ対応や調整、リマインダーによるメールのやり取りが自動化されており、管理情報として蓄積されるため、経営面でも活用が可能です。
●連絡機能
保育施設側と保護者側とで連絡が取れる機能が搭載されています。
こどもが急に体調が悪くなった時、想定外の自然災害や事件・事故が起こったときにも活用できます。
保護者とコミュニケーションをとれるようにしておけば、保護者満足度も高くなり、リピート利用にもつなげることができるでしょう。
●請求書作成
園児台帳と予約システムを利用して請求書作成も自動に行うことができます。
かんたんにリストに起こすことができ、修正もかんたんで印刷することもできます。
さまざまなデータと突き合わせておこなってきた請求書作成作業の負担がかなり軽減されるでしょう。
