保育ICTシステムで軽減される主な業務
1年で一番忙しくなる年度末。日々の業務に加えて卒園児のため、新入園児のために準備を整えなければいけません。
そこで重宝されるのがICTシステムです。
こちらでは保育ICT化をすすめることによって軽減される主な業務についてご紹介しましょう。
園児の情報管理
卒園・入園シーズンの慌ただしい時期に大きな負担となるのが園児の情報管理ではないでしょうか。
クラス替えや新入園児の情報を追加するためにも紙媒体でファイルにまとめていては管理するスペースを確保するのも大変です。
園児の情報管理をICTシステムで管理できるようになると書類も増えず、管理スペースなども必要ありません。
新入園児の情報を追加する場合も、在園児のデータの引き継ぎや編集も簡単に行えるようになります。
また、家族の情報やアレルギー情報、病気や特性など細かく一括で管理でき、必要な情報と紐付けて探しやすくなるでしょう。
タブレットやパソコンなどのシステム上で情報を職員間で共有できるので情報の紛失・散乱の心配もありません。
園児の登降園管理
園児の登降園打刻を紙に手書きで記載して管理していると、正確な時間を記載できていなかったり、記載もれがあった場合に確認する作業にも手間がかかっていました。
乳幼児期のクラスは手が足りないということもあったでしょう。
園児の登降園打刻ICT化して管理することでリアルタイムで正確な時間を記録、把握、共有することが可能になります。
ICTシステムによってICカードで簡単に対応できたり、専用カードがあったりとさまざまですが、登降時の慌ただしい時間にスムーズに打刻できると保護者とのコミュニケーションもとることができるでしょう。
保育料の計算
園児の登降園管理に紐付いて延長保育料などの計算もICTシステムで自動的に算出されるようになります。
保育無償化についても無償化の範囲、対象になるかどうか、ミルク代やオムツ代の有無も踏まえて利用項目に応じた自動計算が可能です。
請求書や領収書の作成もデータ化した保育料を元に作成ができるので、手書きにかけていた時間を大幅に削減できるうえ、集計ミスや確認もれも防げるのでクレームにつながることもなくなるでしょう。
職員の労務管理
保育士スタッフなど職員の労務管理がICTシステム上で管理されるようになると手間なくスムーズに行えます。
職員のシフトなどを紙で管理している場合は希望と配置基準を調整しながら何度も練り直すため手間がかかっていました。
ICTシステム上で編集も修正もできるようになると配置基準を満たしているか、人員が不足していないかも一目で確認できるようになります。
働き方改革や保育無償化、副業推奨など政府の取り組みによって変則労働を行う派遣社員やパートもいるので、勤怠管理も負担軽減。
朝夕のみ出勤する正社員など勤務体系が多様な場合も問題なく対応できます。
勤怠状況とシフト、打刻情報などを紐付けられるので労働時間と実績、予定を照らしあわせることも可能です。
